会計ソフトはひたすら入力をするためのツールだと思われがちですが、CSVの取込を合わせて使うと時間の短縮につながります。
最近は預金の入出金明細やカード明細もインターネットでダウンロードできますので、ダウンロードした明細を取込むようにすると、日付や金額などの入力ミス防止にもなります。
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カード明細や入出金明細をCSVでダウンロードする
最近はIDとパスワードを登録すればどのクレジットカードでもインターネットで利用明細が確認できます。
またネットバンキングの契約をすればインターネットで銀行口座の入出金明細も確認できます。
この時に画面をさがすと、たいてい「CSV形式で明細をダウンロード」というボタンがついています。
ここでダウンロードしたCSV形式のファイルを編集して会計ソフトに取込むと、件数が多い場合ほど直接入力するよりも効率的に会計データをまとめることができます。
ダウンロードしたCSVで必要なのは「日付」「金額」「利用用途（店名、商品名）」
これは楽天カードの明細をダウンロードしたファイルです。
ボタンを押して、保存先を指定するだけです。
エクセルで開けるCSVなので、開くとこのような感じです。
カード会社によって項目の並び方は違うと思いますが、ここで必要になるのは黄色に反転させている「日付」「利用用途」「金額」です。どのカード会社でもこれらの項目は必ず入っているはずです。
明細の情報を会計ソフトのCSV形式に編集する
会計ソフトにカード明細や入出金明細を取込むには、会計ソフトから出力したCSVに形式を合わせなくてはなりません。
まずは会計ソフトから既に入力済の仕訳をCSVで出力します。
JDLだとメニュー➡会計データ変換➡出力（仕訳ファイル→CSVファイル）で出力できます。
他のソフト会社だとメニューから「汎用データ作成」や「汎用データ出力」というボタンを選んで出力するものが多いようです。
出力したファイルを開くと入力済の仕訳一覧が出力されてきますので、カード明細のCSVをこの並びに変更していきます。
この出力されてきた入力済の仕訳は取り込み前に全て削除してください。CSVファイルで取り込む場合にはCSVファイルにある全てび仕訳が取り込まれます。出力されてきた入力済の仕訳は、カード明細の取引を作成する時は見本にしても、取り込む前に削除をしないと、同じ仕訳が２つできてしまいます。
実際にカード明細のCSVファイルを会計ソフトの形式に変更してみるとこのようになります。
緑 ➡ カード明細と表示形式が違うので変更して入力
黄色 ➡ カード明細の情報をそのままコピー
ピング ➡ 追加入力
科目コードや消費税コードの横の日本語表記は空欄でも取込可能です。
これを取込むと会計ソフトに仕訳が生成されます。
カード明細の場合の貸方科目は「未払金」もしくは「カード未払金」など一定になると思いますので、最初だけ科目コードを入力したら、そのまま一番下までコピーすればよいでしょう。
預金の場合には借方もしくは貸方どちら一方は「普通預金」や「当座預金」などの預金勘定の科目コードになります。
決済項目（未払金や普通預金など）の相手科目となる費用や売上の勘定科目コードは、CSV上で入力してもよいですが、いったん全て「仮払金」の科目コードを入力して、取り込み後に会計ソフト上で変更することもできます。
現金帳をエクセルで管理している場合には取込やすい形式にておくと便利
また現金帳をエクセルで管理されている会社や個人事業者の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか？
エクセル管理している現金帳を会計ソフトのCSVに編集して取込むことも可能です。
現金帳のエクセルをCSVで取り込みしやすい並びにしておけば、現金帳を再度会計ソフトに入力しなおす手間が省け、さらに効率よく取り込みを行うことができるでしょう。
現金、預金、カード明細で日々の資金の流れが見えてくる
カードを利用した時点や現金払いでレシートや領収書をもらった時点ではわかっているつもりでも、まとめて整理してみるとこんなものがあったあんなものがあったと忘れている支出も出てきます。
会計処理はタイムリーに月次ベースで行うことをお勧めします。そのためにCSVを利用して効率よく会計データをまとめていくのはとても有効だと思います。
特に件数が多くなればなるほど入力ミスは出てきます。明細から金額をコピーすればそのミスは防止できます。
現金、預金、カード明細これらの動きを把握すると日々の資金のおおよその流れが見えきますから、効率よく正確に月次の会計処理を行ううえでも、CSVファイルの取り込みを活用してみてはいかがでしょうか。
【編集後記】
多摩川沿いに川崎競馬の厩舎があります。
厩舎から川辺の練習場へ行くために道路を横断する競走馬に会いました。よく見ると「馬横断注意」の標識もありました。
こちらは車を運転しているのに目の前を競走馬が横断しているという、この辺りならではの光景です。
