何かとバタバタしていた時期が落ち着いたので、後回しにしていた郵便物の整理をしました。
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ペーパーレス化は順調だと思っていた
紙が多すぎるというのは、効率がわるい、無駄にスペースをとる、しかも紙を保存した時点で安心してしまい案外その後の管理がいい加減になる。これは勤務してきた時のトラウマです。
ひとりで仕事をするようになってから、とにかくできる限りのペーパーレスにつとめてきました。
紙とデータの選択が可能な場合には、とにかくデータをもらう。
FAXは廃棄してFAXサービスを利用する。
そのかわりバックアップは入念に。
お客様とのやりとりは、それなりに上手くいっています。
それに比べて、税理士会、税理士協同組合、支部、商工会議所、青色申告会などの各種団体は本当に紙が多い。
税務署と違ってメールのやりとりもできるはずなのに、とにかく紙で送付してくる。いったいどれだけの封筒代と切手代を使っているのだろう？と思います。
忙しくて放置していたら
税理士登録をすると各支部の名簿に名前や住所がのるので、どうしてもダイレクトメールは送られてきます。
多いのは、書籍販売、協同組合経由の不動産会社、保険会社、ソフト会社などなど。たまに洋服のカタログなんてものも届きます。
もちろん税理士会や協同組合の会報も全て紙。支部の会報だけはデータ閲覧を選べるので、書類は送付不要にしています。他もこれでいいと思うのですが。
これらの会報類やダイレクトメール、パッと見て即ゴミ箱というものは問題ないですが、後で中身をざっと確認しようというものもあります。
この後で確認しようと思っていたものが、1月の末くらいからバタバタしていたため、たまりにたまってしまいました・・・
こういうものはたまると余計に後回しにしたくなりますね。しかしこのままでは・・・と思い整理し始めたところ、ダイレクトメールも以外にも、LDHのファンクラブ会報やジャニーズのファンクラブ会報など、プライベートなものもあり・・・よくここまでためたものだと・・・
たまった郵便物や書類は、こんなふうに分別しました。
・ゴミ箱行き
・保管（ファンクラブ会報など）
・目を通すので一時保管（税理士会の会報など）
予想通りですが、8割はゴミ箱へ。気が付けば部屋は紙だらけ。こんなにためてはいけないです。
郵便物はすぐ開封
自分で色々ペーパーレスをしようとしても、送付されてくる郵便物についてはどうすることもできない。
当たり前ですが、ポストから出したらすぐに確認して、いらないものはすぐに捨てるようにしないと、こんな状況に陥るわけです。
勤務していたころは繁忙期がどうにか落ち着くと後回しにしていた書類整理を1日かけてやっていましたが、まさかひとり仕事になってまで同じことをするとは思いませんでした・・・反省・・・
確定申告時期のスケジュールの組み方も含めて、来年はもう少しスムーズにこの時期の仕事が進んでいくようにしたいものです。
【編集後記】
何故だかわからないのですが、１年に１度、税理士協同組合から電化製品が送られてきます。
今年は「ネックマッサージャー」。去年は血圧計だったので、あっという間にフリマアプリで売ってしまったのですが(笑)今年は使ってみようかと。
これも開封を後回しにしていたので、そろそろ開けてみます。
